Ausbilder-Blog: Planung eines Azubiausflugs

Ach wie schön kann das Reisen sein…. Entspannung, Bildung, Entdeckung und manchmal auch eine kleine Herausforderung. Wenn Sie aber mit Ihren Auszubildenden eine Bildungsreise planen, dann kann das Reisen schnell zum puren Stress werden. Eine ganze Horde Azubis, die alle unterschiedliche Vorstellungen vom Tagesplan haben: am liebsten viel Zeit zum Shoppen und noch mehr Zeit „zum chillen“, kann einen den letzten Nerv rauben.

Natürlich ist es ein großer Unterschied, wenn Sie die Besichtigung des Lagers in der nahe gelegenen Ortschaft als einen Tagesausflug oder eine mehrtägige Übernachtungsreise in eine etwas weiter entfernte Stadt geplant haben. Doch die Ihnen auferlegte Verantwortung bleibt zu jederzeit gleich. Sie müssen dafür sorgen, dass alle Azubis wieder wohlbehalten im Betrieb/zu Hause ankommen und das der Ausflug ohne größere Pannen über die Bühne geht. Aus unserer Erfahrung heraus haben wir Ihnen die relevantesten Punkte, die es zu bedenken gibt, kurz aufgelistet:

Einverständnis der Erziehungsberechtigten und Information an die Eltern

Dieser Punkt ist besonders wichtig, falls Sie minderjährige Auszubildende haben. Die schriftliche (!) Erlaubnis der Eltern ist nötig, damit Minderjährige an Ihrem Ausflug teilnehmen dürfen. Erstellen Sie am besten eine Vorlage, die die Eltern unterschreiben. Fehlt eine Unterschrift, darf der Auszubildende nicht teilnehmen. Unser Tipp: machen Sie eine Kopie. Legen Sie das Original in der Personal-/Ausflugsmappe im Büro ab und nehmen Sie die Kopie mit. Nur für den Fall…

Zusätzlich sollten Eltern rechtzeitig über den groben Ablauf, das Programm, anfallende Kosten und Reisezeiten informiert werden. Diese Informationen müssen natürlich auch an die Auszubildenden vermittelt werden.

Alkohol

Der liebe Alkohol… machen Sie bereits im Informationsschreiben klar, dass Alkohol und Drogen aller Art während des gesamten Ausflugs verboten sind. So stellen Sie sich gesetzlich auf die sichere Seite und haben einen schriftlichen Nachweis darüber, dass Sie diese Information offiziell kommuniziert haben.

Aufsichtspflicht

Wenn Minderjährige in Ihrem Beisein rauchen oder trinken, machen Sie sich als Aufsichtsperson strafbar. Darüber hinaus sollten Sie bei Übernachtsungsreisen darauf achten, dass minderjährige Jugendliche ab 24 Uhr in Ihrem Zimmer sind. (Gilt für Jugendliche zwischen 16 und 18 Jahren.)

Bei einer mehrtägigen Fahrt müssen zwei Aufsichtspersonen dabei sein.

Vorbereitung, gemeinsame Tickets etc.

Zu einem Ausflug gehört immer eine gehörige Portion an Vorbereitung. Versuchen Sie – soweit möglich – Gruppentickets zu organisieren: Gruppen-Eintrittskarten, Gruppen-Zugtickets usw. erleichtern Ihnen den Überblick und geben Kontrolle. Die Informationen der Tickets können Sie Ihren Azubis entweder per WhatsApp, per App oder klassisch in einem Infoschreiben mitteilen – so ist jeder auf dem Laufenden.

Freizeit

Falls Sie Freizeit im Tagesprogramm eingeplant haben, sollten Sie die Auszubildenden konkret über die Dauer, erlaubte Entfernungen und den Treffpunkt informieren. Klären Sie vorher nochmals die abgesprochenen Regeln einer Freizeit mit Ihren Azubis. Tipp: Fragen Sie vor dem Ausflug die aktuellen Handynummern der Auszubildenden ab und kommunizieren Sie eine Telefonnummer unter der Sie für Notfälle jederzeit erreichbar sind. Die Telefonnummern aller Mitreisenden sollten Sie immer dabeihaben.

Treffpunkte

Ob der Treffpunkt zu Beginn des Ausflugs, zum Tagesbeginn nach einer Übernachtung oder der Treffpunkt nach einer Freizeit im Programm – Treffpunkte müssen ganz konkret kommuniziert sein. Hier ist ein „hier oder da drüben“ nicht möglich. Vor allem mit einer großen Gruppe sollten Sie zunächst den Treffpunkt einmal aufsuchen, bevor Sie sich trennen. Somit weiß jeder, an welchen Punkt er zurückkommen muss. Im digitalen Zeitalter empfehlen wir, dass Sie den Azubis den Treff-Standort via WhatsApp schicken. (Könnte auch ein vertrauensvoller Azubi für Sie übernehmen.)

Treffpunkte zu Beginn des Ausflugs: dafür eignet sich der Empfang der Firma oder Punkte, die jeder Azubi kennt und mühelos erreichen kann.

Treffpunkte zu Tagesbeginn nach einer Übernachtung: geeignet ist die Lobby, der Eingang der Jugendherberge, der Frühstücksraum oder ein markanter Standort in der Nähe Ihrer Unterkunft.

Übernachtung, Zuteilung der Zimmer

Falls Sie eine oder mehrere Übernachtungen geplant haben, dann sollten Sie vorher mit der Unterkunft abstimmen, wie viele Zimmer mit wie vielen Betten Ihre Gruppe bekommt. Nichts ist spannender für die Auszubildenden als die Zimmeraufteilung – siehe Schulzeit… Beseitigen Sie also schon vorab das Risiko der stundenlangen Diskussionen und Zickenkriege, indem Sie schon 1-2 Wochen im Voraus die Zimmeraufteilung festlegen. Geben Sie die Info raus, wie viele Zwei-, Drei-, Vier-, usw. -bettzimmer zur Verfügung stehen und bitten Sie alle sich in einer Liste mit den jeweiligen Zimmerpartnern einzutragen. So wird das Chaos vorab untereinander geklärt und Sie reisen mit einer sortierten Liste an, die eindeutig alle Aufteilungen angibt. Diese Liste dient Ihnen auch zum Überblick, um zu wissen, wer wo zu finden ist: ergänzen Sie einfach vor Ort die jeweiligen Zimmer-/Hausnummern. 

Wir hoffen, dass wir für Ihre künftigen Ausflüge einen kleinen organisatorischen Beitrag leisten konnten. Freuen Sie sich auf diese wertvolle Zeit mit Ihren Azubis. Sie werden neue Seiten an Ihnen entdecken und Sie können neue Bande knüpfen.

Quelle und Bildrechte: AzubiScout

 

 

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